Чтобы ускорить и упростить рабочий процесс с документооборотом используется электронная форма отчетности. Для приравнивания электронных документов к бумажным по юридической силе, нужна электронная подпись для физических лиц (ЭЦП). Если есть намерение контактировать с контролирующими органами через интернет, необходимо знать, где заказать электронную подпись.
Какие бывают электронные подписи
Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, который нужен для идентификации владельца сертификата ключа подписи.
Цифровая подпись обеспечивает:
- проверку целостности документов;
- конфиденциальность документации;
- идентификацию лица, отправившего документ.
В настоящее время используются несколько типов электронных подписей. Первая – это простая, и два варианта более прогрессивных версий. Усиленная подпись, помимо основных функций, гарантирует, что документ не был изменен с момента его подписания и имеет такую же силу, что и бумажный.
Существует три типа цифровых подписей:
- простая цифровая;
- усиленная неквалифицированная;
- усиленная квалифицированная.
Что такое простая электронная подпись
Это код, который удостоверяет имя владельца документов, относящихся к тому, что разрешено ЭЦП. Оформляется подпись путем ввода имени пользователя и пароля в программе или на устройстве. ЭЦП просто использовать в качестве идентификатора данных пользователя. Если электронная подпись выдается компанией, пользователь будет привязан к конкретной организации, которая выпускает этот ключ. Это означает, что реализация идентификатора будет ограничена предприятием, которое выпустило подпись.
Обращение претендентов – юридических лиц для получения государственных услуг осуществляется при помощи подписания обращения уполномоченным лицом с применением простой электронной подписи.
Обратите внимание!
Введение простой ЭЦП для получения услуг допускается, если федеральные законы или иные нормативные правовые акты не запрещают получение услуг в электронной форме, и не установлены другие подписи.
Что такое усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись
Подпись имеет криптографические алгоритмы, которые могут помочь защитить документы. Усиленная неквалифицированная электронная подпись зашифрована с использованием двух типов ключей: закрытый и открытый. Закрытый ключ содержится на специальном носителе, защищенном пин-кодом. Открытый связан с закрытым ключом. Он необходим, чтобы выяснить подлинность электронной подписи и будет доступен пользователям, с которыми владелец предоставленного ЭЦП проводит электронный документооборот.
Обратите внимание!
Ключи выдаются в аккредитованных центрах при присутствии владельца ключа, что подчеркивает возможность идентификации пользователя и оправдания того, что информация, предоставленная участником в файле документа, остается верной.
Усиленная неквалифицированная электронная подпись важна для участия в муниципальных закупках в качестве поставщика. Юридическое лицо имеет возможность заказать усиленную неквалифицированную ЭЦП в аккредитованном центре. Физлица могут бесплатно зарегистрировать ЭЦП, обратившись на сайт Федеральной налоговой службы.
Усиленная квалифицированная электронная подпись, вероятно, считается более регулируемой в стране. Как и неквалифицированная ЭЦП, криптографические методы используются для защиты документа, и есть 2 ключа: закрытый и открытый. На квалифицированный ЭЦП выдаются 2 вида сертификатов – бумажные и электронные.
Приобретение квалифицированной электронной подписи возможно только в то время, когда владелец непосредственно присутствует в центре аккредитации, что фактически гарантирует подлинность подписи. Программное обеспечение сертифицировано Федеральной службой безопасности Российской Федерации.
Обратите внимание!
Функции расширенной квалифицированной подписи аналогичны функциям неквалифицированного ЭЦП.
Случаи, когда информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, эквивалентным бумажному носителю, подписанному рукописной подписью, в Налоговом кодексе не определены.
Согласно мнению Минфина, для целей налогового учета документ, выполненный в электронной форме и подписанный неквалифицированной ЭЦП, не может быть документом, эквивалентным бумажному документу, подписанному рукописной подписью.
В результате, все взаимодействующие стороны, при наличии юридически действующего контракта, могут выполнить электронный документооборот, используя усиленную неквалифицированную ЭЦП, если есть возникновение споров с контролирующими органами.
Для некоторых видов отчетности при реализации квалифицированной подписи четко определены правила.
Например, эта процедура установлена для:
- годовой бухгалтерской отчетности;
- формы РСВ-1 ПФР;
- сдачи декларации в налоговую инспекцию.
Электронные счета-фактуры должны быть подписаны только усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя или других лиц, уполномоченных распоряжением (иным нормативным документом) или доверенностью от имени организации, личного предпринимателя.
Заявление о регистрации (снятии с учета) в налоговом органе заверяется только усиленной квалифицированной подписью. Заявки на возврат или зачет суммы налога по-прежнему принимаются только в том случае, если они подписаны квалифицированной ЭЦП.
Есть ли у электронной подписи срок годности
В соответствии с Федеральным законом 63-3 «Об электронной подписи», самый длинный период действия электронной подписи, выдаваемой аккредитованными сертификационными центрами, составляет 12 месяцев с даты регистрации сертификата в муниципальном реестре.
Действие сертификата прекращается в таких случаях:
- сдан акт в центр от держателя подписи на уничтожение ключа;
- центр, который ранее выдал подпись, утратил аккредитацию (был расформирован);
- по решению суда (если на держателя подписи завели уголовное дело).
В любом из этих случаев владелец ЭЦП уведомляется Министерством связи через доступные каналы: уведомления отправляются на мобильный телефон и по электронной почте (которые интегрированы в реестр).
Когда подпись аннулируется, можно получить новый ключ. Если будет подана заявка в центр сертификации до истечения срока действия подписи, ключ может быть продлен еще на 12 месяцев (но необходимо пройти проверку документов).
Для чего нужна электронная подпись
Электронная цифровая подпись является текущим методом подтверждения подлинности документов. Работает как аналог собственной подписи лица. Электронный документ, заверенный аналогичной подписью, приобретает юридическую силу. ЭЦП – это информация, которая сохраняется на флэш-накопителе.
Обратите внимание!
Ключевое преимущество ЭЦП заключается в том, что его невозможно подделать. Правильная реализация электронной подписи исключает вероятность мошенничества.
Ключ имеет следующую информацию:
- название файла ключа подписи;
- информацию о лице, создавшем подпись;
- дату формирования ЭЦП.
Из-за криптографической конфигурации документ состоит из набора символов, сгенерированных программным обеспечением, формирующим ЭЦП. Этот файл может быть обнаружен только лицом, которому он адресован.
Владелец подписи имеет возможность:
- обратиться в виртуальную приемную муниципальных организаций страны;
- посмотреть, как ведется обсуждение его обращения, а также узнать заключение по нему;
- обращаться ко всем видам государственных учреждений, буквально не выходя из дома, в любое время и обходя очереди;
- принимать участие в различных аукционах, ставить подписи при совершении покупок и т. д.
Обратите внимание!
С помощью электронной подписи можно быстрее решать задачи.
Как получить электронную подпись
Сертификаты ключей ЭЦП создаются и выдаются физическим лицам Удостоверяющим центром, лицензированным ФСБ РФ, чья прямая ответственность заключается в ведении учета всех обратившихся пользователей, а также аннулирование, продление и приостановление действия выданных сертификатов ключей. Сертификация означает предоставление пользователям всей необходимой им помощи в вопросах ЭЦП. Лицо, желающее получить эту подпись, может обратиться в любой ближайший центр сертификации.
Заполнить заявку на получение подписи можно на сайте УЦ. Как правило, время, необходимое для подготовки электронной подписи, составляет 3 рабочих дня. А цена услуг по его производству зависит от области, в которой он будет использоваться, а также от антивирусной защиты. Адреса близких УЦ в нужном регионе можно найти онлайн.
Для получения электронной подписи понадобятся:
- удостоверение личности;
- страховой сертификат пенсионного страхования;
- персональный идентификационный номер налогоплательщика;
- регистрационный номер государственной регистрации физлица в качестве предпринимателя;
- вспомогательный комплект документов, подтверждающих право на работу от имени юридического лица (при получении подписи юрлица).
Документы должны быть представлены в аккредитованный центр сертификации. Цена услуг по предоставлению сертификата и ключей ЭЦП определяется регламентом аккредитованного центра. Сотрудник УЦ после идентификации и проверки документов запишет сертификат и ключи электронной подписи на сертифицированном носителе – электронной карте или флешке.
